مع الكثير من متطلبات الحياة اليومية، أصبح من السهل الشعور بأن ليس لديك الوقت الكافي لإنجاز الأشياء التي نريد فعلها وفقدان السيطرة في متابعتها. بالرغم من أننا نعلم ماهو مهم منها، مازلنا نحتاج إلى بعض المقترحات العملية لمساعدتنا في تنظيم الوقت بشكل أكثر فاعلية وعلى وجه الخصوص إذا كنتي رائدة أعمال. لهذا سأقدم لك بعض المعلومات والنصائح لكي تبقى منتجة ومنظمة:
١- ابدأي يومك مبكراً.
قومي بالتخطيط مبكراً.وبالنسبة لي أقوم بالعادة بالتخطيط في صباح يوم السبت فهذا يسمح لي بأخذ قسط من الراحة خلال أيام العطلة وقضائه مع عائلتي ويسمح لي بأن تكون الخطط الخاصة بي جاهزة عند بداية أيام العمل.
٢- قومي بالكتابة و خططي على الورق.
قومي بتحديد القضايا والمهام والأفكار والمشاريع عن طريق كتابتها على الورق. هذه الطريقة سوف تساعدك على تصنيف أشيائك. لهذا أنشئِ قائمة بكل الحلول المحتملة لإنجاز تلك الأشياء وقومي بتحديد الخطوات التي تحتاجينها لإنجاز كل مهمة.
أخرجي تلك الأفكار من رأسك وضعيها على الورق.
٣- قومي بجدولة المهام الأكثر أهمية أولاً.
إذا خصصتِ بعض الوقت لإنجاز الأعمال الحاسمة أولاً فسوف تكوني قادرة أيضاً على إنجاز القرارات الغير حاسمة بدون ضغط. وبالتالي سوف يكون لديك وقت إضافي لإكمال تلك المهام التي لا تتطلب أولوية قصوى .
٤- اتبعِ مسار وقتك وتخلصي من أي إزعاج.
في كثير من الأحيان يمكن أن تُتشتت أذهاننا بسهولة من خلال مهام غير مهمة مما يجعلنا نفقد الوقت والتركيز. لذا يجب علينا الابتعاد عن أي مصدر إلهاء والقيام بمتابعة الوقت على سبيل المثال، قومي بجدولة المهام في أوقات معينة مثل تخصيص وقت لمدة ساعة في يوم الأثنين والأربعاء لوسائل الإعلام الإجتماعية، والأعمال المنزلية في يوم الثلاثاء لمدة ساعة والبريد الإلكتروني لمدة 30 دقيقة يومياً و ألخ. إذا قمتِ بمتابعة أمورك كل يوم، لن تكوني قادرة على معرفة أين يمضي وقتك ولكن سوف تستطيعين أيضاً تحديد من أين يأتي مصدر الإلهاء. وبالتالي، سوف يكون بإمكانك إيجاد الحلول للتخلص من المهام التي تضيع وقتك. فبعض الحلول قد تعرقل نواحي من يومك عندما لايكون لديك أي مصدر للإزعاج حتى إكمال مهامك. ونصيحتي لك كالتالي، أغلقي هاتفك إذا أمكن وتنبيهات وسائل التواصل الإجتماعي التي تفقد تركيزك.
٥- قومي بالجدولة بشكل أقل.
نعم، قد نكون مغمورين ومحبطين إذا كان لدينا الكثير من الأشياء في جدولنا. لذا يجب أن تكوني واقعية عندما يأتي الأمر لتخطيط ما تقومين بجدولته كل يوم. لا يمكن أن يكون لديك موعد في 12 مساء وموعد آخر في الساعة 1 مساء ويأخذ منك الوقت 45 دقيقة للوصول إلى هناك.
لا تبالغي وحاولي معرفة حدودك وتذكري يحتاج الأمر إلى خطوات صغيرة لإنجاز تلك المهام.
٦- خذي قسطاً من الراحة.
قد يكون هذا الأمر من أهم النصائح. تذكري بأن بعد 45 دقيقة قدرتنا على التركيز تتناقص. خذي على الأقل 10 إلى 15 دقيقة للتمدد، قومي بجلب أي مشروب. حاولي أن تأخذي نزهة سريعة أو قومي بشيء قد يغير تركيزك لعدة لحظات.
هذه 10 إلى 15 دقائق قد تصنع أفكار جديدة وسوف تكونين مستعدة لمتابعة مهامك مجدداً.
٧- قومي بمزامنة التقويم ونظمي كافة العمليات.
كنساء عاملات أو رائدات أعمال قد يكون لدينا عدة تقويمات وإذا حدث وكان لديك عدة تقويمات في حاسوبك الشخصي أو مخططك اليومي أو على هاتفك المحمول فجميع تلك التقويمات يجب أن تكون متزامنة وتنبهي إلى أن اقتناء تقويمات عديدة قد يسبب الارتباك والتوتر وقد يصعب أيضاً إدارتها في وقت واحد.
تقيدي بتقويم واحد أو أثنين مع التأكد من مزامنتها.
ترجمة هذه التدوينة: رغد الغانم.
Twitter: @Ra_Ghanem
عالم نوتة 